Habilidades de produtividade para ajudá-lo a ganhar seu tempo de volta

Artigo original em inglês publicado pela Harvard Business Review. Para acessá-lo na íntegra, clique aqui.

Escrito por Steve Glaveski

Estamos todos ocupados – muito ocupados. Temos contas a pagar, uma hipoteca para pagar o serviço, filhos para cuidar e, claro, prazos de trabalho a cumprir. Todos esses compromissos nos deixam com pouco tempo significativo para nós mesmos e para cultivar relacionamentos significativos com outras pessoas. Mas a boa notícia é: quando dizemos que não temos muito tempo, o que realmente queremos dizer é que não tomamos decisões. E isso é algo que podemos mudar.

A maioria de nós é extremamente cuidadosa com a maneira como gastamos nosso dinheiro. Mas quando se trata de nossa época, dificilmente pensamos nisso. Dizemos sim a todos os tipos de pedidos absurdos para nosso tempo; tratamos tudo como urgente; participamos de reuniões inúteis; recusamos delegar trabalho por medo de que a qualidade seja comprometida; passamos nossos dias presos às nossas caixas de entrada e smartphones; e teimosamente continuamos a realizar tarefas que uma máquina poderia fazer por nós.

Ao contrário do dinheiro, porém, o tempo não pode ser recuperado.

É fácil derivar um senso de identidade ou status da agitação, mas para que serve? Como a enfermeira de cuidados paliativos Bronnie Ware observou em seu livro, Os cinco maiores arrependimentos dos moribundos , um dos maiores arrependimentos que as pessoas sentiam em seu leito de morte era que haviam trabalhado muito.

O primeiro passo para se juntar aos novos ricos – aqueles que usam seu tempo com sabedoria e, portanto, têm o luxo de mais tempo livre – é acreditar no paradoxo de que podemos realmente fazer mais em menos tempo, como escrevi em “The Case for the 6-Hour Workday.” Recusar-se a acreditar nisso é se resignar a uma vida de olhar para as telas onze horas por dia . É a sua escolha.

Se você decidir voltar no tempo, veja como começar:

1. Automatizar

Hoje em dia, todos os tipos de tarefas podem ser automatizados. Infelizmente, muito poucos empreendedores e executivos de negócios estão aproveitando a variedade de ferramentas acessíveis e simples, mas eficazes, do mercado.

Aqui está um instantâneo não exaustivo do que pode ser automatizado:

  • Legal: Mineração de dados, revisão de contrato
  • Vendas: geração de leads, nutrição de leads, desenvolvimento de propostas, preparação de reuniões, inteligência do cliente, inteligência do concorrente
  • Marketing: modelos de email e distribuição de conteúdo de marketing, reaproveitamento de conteúdo, distribuição de conteúdo
  • TI: backups de dados, gerenciamento de rede, manutenção de PC, criação de contas, transferência de arquivos, extração de dados
  • RH: Agendamento da folha de pagamento, recrutamento de candidatos
  • Desenvolvimento / programação: Scripts para copiar arquivos e realizar ações repetitivas, otimização de imagens
  • Suporte ao cliente: pesquisas e questionários, consultas de clientes
Ferramentas que você pode começar a usar hoje:
  • Gerenciamento de fluxo de trabalho: Zapier.com, IFTTT.com
  • Publicação nas redes sociais: Buffer e HootSuite
  • Agendamento de compromissos: Calendly.com
  • Conteúdo reaproveitado: Repurpose.io

2. Terceirizar 

Tarefas orientadas a processos que não podem ser automatizadas devem, no mínimo, ser delegadas ou terceirizadas. Se é uma tarefa de baixo risco, repetível e não complexa que outra pessoa pode fazer por você por uma fração de sua taxa horária, por que você ainda está fazendo isso?

Em um episódio do popular podcast Joe Rogan Experience, o fundador da AngelList, Naval Ravikant, sugeriu definir uma taxa horária aspiracional para você e mantê-la. “Nunca faça nada com o seu tempo por menos do que essa quantia – seja participando de uma reunião ou devolvendo um pacote da Amazon … Se eu tiver que devolver algo e custar menos do que minha taxa horária pessoal, eu o distribuirei.”

Tendo trabalhado com centenas de empreendedores, frequentemente mostro a eles a tabela abaixo, criada pelo autor Perry Marshall, e pergunto: “Qual porcentagem do seu tempo você gasta em tarefas de US $ 10 por hora?”

Seu trabalho vale $ 10 por hora ou $ 10.000 por hora?
Como você realmente está gastando seu tempo?
Tarefas de US $ 10 por horaTarefas de US $ 100 por horaTarefas de US $ 1.000 por horaTarefas de US $ 10.000 por hora
Fazendo recadosResolvendo um problema para um cliente potencial ou existentePlanejando e priorizando seu diaMelhorando sua proposta de venda única
Conversando com clientes em potencial não qualificadosConversando com um cliente em potencial qualificadoNegociando com um cliente em potencial qualificadoCriação de novas e melhores ofertas
Chamada friaEscrever um e-mail para clientes em potencial ou clientesConstruindo seu funil de vendasReposicionando sua mensagem e posição
Construir e consertar coisas em seu siteCriação de testes e experimentos de marketingJulgando testes e experimentos de marketingExecutando ideias brilhantes do tipo “parafuso do azul”
Fazendo relatórios de despesasGerenciamento de campanhas de pagamento por cliqueCriação de campanhas de pagamento por cliqueNegociando grandes negócios
Trabalhar nas “redes sociais” da mesma forma que a maioria das pessoasUsar bem as redes sociais (isso é raro)Fazer mídia social com extrema competência (isso é muito raro)Venda para clientes e grupos de alto valor
Limpeza, classificaçãoTerceirização de tarefas simplesDelegar tarefas complexasSeleção de membros da equipe
Participando de reuniõesAcompanhamento do clienteEscrevendo cópia de vendasFalar em público
Fonte: “80/20 Vendas E Marketing,” Por Perry Marshall© HBR.Org

“Cerca de metade do meu tempo” é a resposta usual. Quando pressiono as pessoas a terceirizar, elas respondem sem um pingo de ironia: “Não tenho tempo para fazer isso!”

Você precisa gastar tempo para arranjar tempo, mas, como os juros compostos, no longo prazo, você economizará exponencialmente mais tempo do que investe.

“Mas levo apenas alguns minutos por dia para fazer isso!” Mesmo uma tarefa que leva 5 minutos por dia, 5 vezes por dia, soma 15 dias de trabalho por ano, nem mesmo contabilizando os custos de troca cognitiva.

Para terceirizar mais tarefas de baixo valor, experimente ferramentas como:

  • Recados do dia a dia: GetMagic.com, TaskRabbit.com
  • Tarefas criativas e assistentes virtuais: Upwork.com, Freelancer.com

3. Use comunicação assíncrona

“É um mal necessário.” Estas foram as palavras de um ex-gerente meu em um importante banco australiano.

Eu havia perguntado por que 12 pessoas deveriam estar presentes em reuniões periódicas de três horas, quando 10 delas não tinham mais do que cinco minutos de contribuições valiosas para fazer cada uma.

Não era um mal necessário, era apenas ineficiente e improdutivo.

Essa falta de propriedade e tendência a terceirizar a responsabilidade por meio de reuniões com várias pessoas e horas de duração e trilhas de e-mail de resposta a todos deixa a produtividade da empresa estagnada e o moral dos funcionários baixo.

Uma abordagem melhor é a filosofia “Vou chegar lá quando me for conveniente”, que está no cerne da comunicação assíncrona. A realidade é que a maioria das coisas não exige uma resposta imediata e que as reuniões não devem ser usadas apenas para comunicar informações; temos e-mail e mensagens instantâneas para isso.

Se uma discussão for justificada, tente agendar reuniões mais curtas, em incrementos de 15 ou 30 minutos, em vez da hora obrigatória que ainda é o padrão na maioria das organizações hoje. E se não for necessário fazer uma reunião (geralmente não é), experimente uma destas ferramentas de comunicação assíncrona:

  • Mensagem instantânea: Slack, Facebook Workplace, Microsoft Teams
  • Gerenciamento de projetos: Asana, Trello, Basecamp, Airtable
  • Pausando e-mail e sites: Pausa na caixa de entrada, Blocksite

4. Pare de tratar todas as decisões como grandes decisões

É difícil falar sobre comunicação assíncrona sem se referir ao que Jeff Bezos da Amazon chama de decisões de Tipo 1 e Tipo 2 : as decisões de Tipo 1 são grandes, complicadas, irreversíveis e de alto risco. As decisões do tipo 2 são reversíveis. Se você errar, pode fazer as pazes sem que muito dano tenha sido causado.

A maioria de nossas decisões são decisões do Tipo 2 e devem ser feitas rapidamente. Quanto menos decisões forem tratadas como decisões do Tipo 1, menos tempo será consumido com reuniões e comunicações.

5. Experimente o agrupamento de tarefas

A multitarefa é um mito, e a alternância de tarefas nos deixa improdutivos e exaustos , mas isso não significa que não possamos agrupar as tarefas.

Katherine Milkman, economista comportamental da Wharton School da Universidade da Pensilvânia, cunhou o termo “empacotamento da tentação”. Refere-se a agrupar coisas que você deseja fazer com coisas que você precisa fazer, para ajudá-lo a construir hábitos positivos.

Digamos que meu fisioterapeuta me pediu para incorporar 30 minutos de treinamento de mobilidade em meu dia, três vezes por semana. Eu poderia fazer isso isoladamente ou poderia combiná-lo com algo que eu gostaria de fazer, como assistir a um documentário no YouTube ou até mesmo atender a uma ligação no viva-voz.

Dando menos desculpas e investindo o tempo necessário para planejar nosso trabalho e nossa vida pessoal, não apenas podemos nos juntar aos novos ricos, mas podemos cultivar uma vida mais significativa e menos lamentável.

Como disse o filósofo estóico romano Sêneca : “A vida é longa se você souber como usá-la”.

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Steve Glaveski  é autor de  Time Rich: Faça seu melhor trabalho, viva sua melhor vida , CEO da  Collective Campus, uma aceleradora de inovação corporativa e apresentador dos podcasts Future Squared e Workflow.

Artigo original em inglês publicado pela Harvard Business Review. Para acessá-lo na íntegra, clique aqui.



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