As duas coisas que matam sua capacidade de se concentrar

Artigo escrito originalmente em inglês por William Treseder

Eu costumava acordar, tropeçar no meu telefone, e imediatamente me perder em um fluxo de notificações sem sentido. Essa neblina digital continuou ao longo do dia, impedindo-me de realizar tarefas importantes. Eu estava distraído, ansioso e ineficaz como líder. Eu sabia que tinha que mudar, mas não conseguia me libertar dos comportamentos que me mantinham preso no mesmo ciclo.

Este problema não é incomum. Executivos de todo o mundo tropeçam todos os dias da mesma maneira. Dois grandes desafios estão destruindo nossa capacidade de nos concentrarmos.

Primeiro, estamos cada vez mais sobrecarregados com distrações voando para nós de vários dispositivos conectados. O uso de smartphones e tablets está aumentando, e agora usamos mídia digital por uma média de mais de 12 horas por dia. Este estado hiperconectado não nos permite processar, recarregar e refocar.

Em segundo lugar, confiamos excessivamente nas reuniões como a forma padrão de interação com outras pessoas no trabalho. Estudos indicam que gastamos entre 35% e 55% do nosso tempo, e às vezes muito mais, em reuniões. Se queremos nos concentrar em atividades realmente significativas, algo tem que mudar.

Você e sua empresa se beneficiarão muito se puderem resolver essas questões. Você e todos da sua equipe se divertirão mais e realizarão mais. Os dados ecoam o que nosso senso comum nos diz: precisamos esculpir mais tempo para nós mesmos se quisermos permanecer focados e eficazes no trabalho. Essas cinco práticas diárias ajudarão.

Pratique a atenção plena. O maior erro que a maioria de nós comete é em como começamos o dia. Você rola imediatamente e começa a verificar e-mails no seu telefone? Má ideia, de acordo com a psicóloga de Stanford Emma Seppälä, autora de The Happiness Track. Como ela disse em uma entrevista por e-mail: “Ao envolver constantemente nossa resposta ao estresse [quando verificamos nossos telefones], ironicamente estamos prejudicando as próprias habilidades cognitivas – como memória e atenção – que tanto precisamos.

Então, o que você deve fazer? Comece a tentar uma prática simples de atenção plena quando você acordar, que pode ser qualquer coisa, desde respirar fundo até meditar por 20 ou 30 minutos. Dr. Seppälä explica por que isso é tão importante: “Meditação é uma maneira de treinar seu sistema nervoso para se acalmar, apesar do estresse de nossas vidas diárias. Quando você está mais calmo, você é mais emocionalmente inteligente e toma melhores decisões.” Não é uma maneira ruim de começar o dia.

Organize tarefas. Outro erro comum é deixar outras pessoas preencherem seu calendário, especialmente pela manhã. Você tem que ter certeza de deixar tempo suficiente para realizar tarefas complexas e criativas. Como o empresário, investidor e cofundador da Y Combinator, Paul Graham, descreveu em “Maker’s Schedule, Manager’s Schedule”, seu agora famoso post de 2009, “um único encontro pode explodir [um dia inteiro] quebrando-o em dois pedaços, cada um pequeno demais para fazer qualquer coisa difícil”. Tarefas criativas exigem tempo dedicado quando você está fresco, não alguns minutos distraídos espremidos entre as reuniões. Todos nós adoramos pensar que podemos multitarefa efetivamente, mas pesquisas mostram conclusivamente que somos terríveis nisso.

Em vez de lutar para realizar o que importa, você pode tirar vantagem dos ritmos naturais do seu corpo. Foco em tarefas complexas e criativas pela manhã; essas coisas tenderão a ser as que você realiza individualmente ou com 2-3 outras pessoas. Empurre todas as outras reuniões para a tarde. Essas reuniões mais simples e focadas em execução com grupos maiores são mais fáceis de lidar.

Limpe tudo. Sua mesa está uma bagunça? E a área de trabalho do seu computador? A tela inicial do seu smartphone? Essas áreas podem parecer insignificantes no grande esquema das coisas, mas seu ambiente afeta sua produtividade e qualidade de trabalho de maneiras que estamos apenas começando a entender. Arrumar tem um grande impacto, como indicado pelo sucesso descontrolado do livro de Marie Kondo, The Life-Changing Magic of Tidying Up. E não é só para civis. Quando o (agora aposentado) almirante da Marinha William McRaven fez um discurso de início na Universidade do Texas em Austin em 2014, seu conselho mais importante foi fazer sua cama.

Manter um ambiente de trabalho limpo, tanto físico quanto digital, é essencial para sua capacidade de se manter focado. No trabalho, coloque tudo em uma gaveta. Crie pastas em sua área de trabalho para se livrar de todos os arquivos aleatórios e mantenha apenas os aplicativos 8-12 mais importantes na tela inicial. Desligue todas as notificações desnecessárias (aqui estão dicas para celulares Android e para telefones Apple). Não se distraia com toda a bagunça – você vai ficar focado por muito mais tempo.

Reuniões de psiquiatra. Quantas pessoas estavam na sua última reunião? Mais importante, quantos deles estavam realmente envolvidos na criação ou realização de entregas daquela reunião? Essa pergunta pode parecer uma maneira estranha de se manter focada, mas inúmeros estudos, a partir desta pesquisa do HBR de 2015, mostraram os benefícios das equipes menores. Foco e responsabilidade são mais desafiadores com muitas pessoas — que é como você acaba com pessoas olhando silenciosamente para seus laptops durante uma reunião inteira.

Para manter o foco, mantenha sua equipe focada. Limitar o número de pessoas em qualquer reunião para oito ou menos, a menos que seja uma reunião que seja puramente informacional. Certifique-se de que cada reunião resulte em itens de ação, um cronograma para cada item de ação e uma pessoa responsável por garantir que seja feito. Essa pessoa é o indivíduo diretamente responsável, uma técnica poderosa que a Apple usa para gerenciar efetivamente sua vasta força de trabalho.

Preservar tampões. Uma razão pela qual muitas pessoas têm dificuldade em manter o foco é a falta de margem. Você não pode estar no topo do seu jogo se você correr de reunião para reunião. Mudar tarefas e contextos é difícil para o cérebro humano a qualquer momento, e essa habilidade se degrada ao longo do dia. Para executivos ocupados, isso significa que até 70% do tempo no trabalho é desperdiçado.

Se você quiser evitar perder tempo e queimar, adicione o tempo de buffer entre cada reunião. Para cada 45 a 60 minutos que você passa em uma reunião, certifique-se de levar 15 minutos ou mais para processar, refletir e priorizar. Isso vai impedi-lo de desperdiçar tempo. Também evitará a sensação queimada que muitos de nós temos no final de cada dia longo. E deve ser uma venda fácil para seus outros gestores: Eles só se beneficiarão adotando também essa tática de agendamento.

Manter o foco no trabalho não é fácil, mas é factível. Essas cinco técnicas práticas ajudarão você a se manter na tarefa, realizar o que importa e se divertir mais ao longo do dia.

Artigo escrito originalmente em inglês por William Treseder

Publicado originalmente pela Harvard Business Review. Acesse clicando aqui



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